Document de référence et rapport financier annuel 2013 - page 128

Document de référence 2013
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Gouvernement d’entreprise
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Rapport du Président du Conseil d’administration
La Direction de la Sûreté Groupe
La Direction de la Sûreté Groupe conseille et assiste la Direction
générale pour la définition de la politique de sûreté de l’ensemble
du Groupe. Elle assure la mise en place, l’animation et le suivi de la
prévention et de la lutte contre la malveillance au sein des hôtels
du Groupe en protégeant nos clients, salariés et infrastructures.
Ces missions sont constituées de conseils, d’audits, d’appuis
opérationnels et d’une aide à l’implantation sécurisée de nouveaux
hôtels dans les pays dits à risque.
Les Directions de la Sûreté et de la Gestion des risques assurent
une veille quotidienne et une analyse de la situation sécuritaire
(géopolitique, sanitaire, météorologique, sociale, etc.) pour l’ensemble
des pays dans lesquels le Groupe est implanté. Elles s’appuient
également sur des correspondants locaux internes et/ou externes
ainsi que sur ses réseaux au sein de certains ministères (Affaires
Étrangères et Européennes, Intérieur, Santé, Défense) et auprès
de contacts du secteur privé (consultants, réseau des directeurs
sureté français et étrangers).
La Direction des Assurances Groupe et de la Prévention
des risques hôteliers
La Direction des Assurances Groupe est responsable du financement
des risques du Groupe, notamment par la mise en place des
couvertures d’assurance appropriées et collabore à l’identification
des risques et à la mise en œuvre des procédures de prévention.
En particulier, dans le cadre de la prévention des risques hôteliers,
elle définit, promeut et coordonne les principes de sécurité des
personnes dans les hôtels du Groupe. Elle s’assure en outre, par
le biais de contrôles, de la mise en œuvre de ces principes par les
intervenants concernés.
La Direction de l’Audit interne Groupe
Rapportant fonctionnellement au Comité de contrôle interne Groupe
et au Comité d’audit et des risques, l’Audit interne Groupe est
l’élément central du dispositif de contrôle interne. Il a pour mission de
contribuer à développer les outils et référentiels de contrôle interne
et de mettre en œuvre les missions s’inscrivant dans le cadre du
plan d’audit annuel validé par le Comité de contrôle interne Groupe.
L’Audit interne Groupe s’assure de la coordination de ses actions
avec celles menées par les Commissaires aux Comptes dans le
cadre de leur mission. Il est également en charge de la coordination
des départements d’Audit interne délocalisés auprès des Divisions.
Les effectifs de l’Audit interne Groupe comptaient huit auditeurs
à la fin de l’année 2013. Par ailleurs, l’Audit interne des Systèmes
d’information, rattaché à l’Audit interne Groupe, comptait deux
auditeurs.
Les départements d’Audit interne délocalisés auprès
des Divisions
Les départements d’Audit interne délocalisés, intégrés aux principales
Divisions, sont rattachés aux Directions financières des Divisions
et fonctionnellement rattachés à l’Audit interne Groupe, hormis le
cas du Département d’Audit interne délocalisé de la zone Europe
Moyen-Orient Afrique, qui est rattaché à l’Audit interne Groupe.
Le lien direct entre le département de l’Audit interne Groupe et
les départements de l’Audit interne délocalisés doit permettre
de garantir en leur sein le respect des principes déontologiques
fondamentaux d’indépendance et d’application des normes
professionnelles préconisées par les organismes de référence
et des méthodologies promulguées par le Groupe. Il permet
également de garantir l’adéquation des ressources affectées aux
départements d’Audit interne délocalisés avec la nature et les
objectifs des missions réalisées localement.
Les départements d’Audit interne délocalisés auprès des Divisions
regroupaient 20 auditeurs à la fin de l’année 2013.
Le système d’information comptable et financier
Le système d’information comptable et financier, déployé au sein
du Groupe, a pour objectif de satisfaire aux exigences de sécurité,
de fiabilité, de disponibilité et de traçabilité de l’information.
Il s’articule autour d’un outil de reporting et d’un système de
consolidation interfacés, couvrant la quasi-totalité des activités
du Groupe, dans un souci d’homogénéisation des données
comptables sociales et consolidées.
Afin de garantir la correcte utilisation de ces outils et, donc, de
la pertinence de l’information, une documentation fonctionnelle
appropriée aux besoins des utilisateurs a été formalisée et diffusée
aux collaborateurs concernés.
Le Groupe a également mis en place des dispositifs destinés
à assurer la sécurité du système d’information comptable et
financier et l’intégrité des données informatiques (processus
de sauvegardes périodiques, contrôles automatiques destinés
à prévenir la survenance d’entrées erronées, etc.).
En outre, le système d’information comptable et financier fait
l’objet d’adaptations régulières afin d’évoluer avec les besoins
spécifiques du Groupe.
Diffusion d’informations en interne
Le Groupe s’assure de la correcte circulation des informations
pertinentes et de leur transmission aux acteurs concernés afin
qu’ils puissent exercer leurs responsabilités dans le respect
des normes du Groupe. Des procédures définissant les bonnes
pratiques et le processus de remontée d’informations ont ainsi
été diffusées en interne.
Principes et valeurs du Groupe
Le dispositif de contrôle interne du Groupe s’inscrit dans le cadre
d’un système de valeurs porté par les organes de gouvernance et
la Direction générale et communiqué aux collaborateurs. Le Groupe
a ainsi défini les règles de conduite et d’intégrité encadrant le
comportement de ses collaborateurs, les relations avec ses clients,
ses actionnaires, ses partenaires commerciaux et ses concurrents, et
dispose d’une Charte d’Éthique (le Guide Éthique duManagement).
La Charte de l’Audit interne vise à offrir une vision transversale au
niveau du Groupe des moyens mis en œuvre, des méthodologies
employées et des modes de communication des résultats des
missions de l’Audit interne. À cette fin, elle définit le cadre d’exercice
de la fonction d’Audit interne au sein du Groupe, en référence
notamment aux normes professionnelles de l’IFACI qui prévoient
le respect par les auditeurs de règles déontologiques strictes.
Elle formalise également le rôle, la composition et les modalités de
fonctionnement du Comité de contrôle interne Groupe. Enfin, elle
précise les modalités de coordination des départements d’Audit
interne délocalisés auprès des Divisions par l’Audit interne Groupe.
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