Document de référence et rapport financier annuel 2014 - page 120

Gouvernement d’entreprise
Rapport du président du Conseil d’administration
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que par les membres du Comité de contrôle interne Groupe, dont la
fonction et la composition sont présentées en paragraphe 3.2.2.5.
Les manuels de procédures
et principes comptables
Communiqué à l’ensemble des Directions financières du Groupe, le
manuel de référence Finance définit le processus de clôturemensuelle
des comptes de gestion, l’articulation des différents plans de comptes
utilisés par le Groupe, les principes de consolidation et les normes
comptables mises en œuvre par le Groupe. Sont également traités
les points spécifiques ayant trait aux procédures de validation des
investissements. Enfin, le manuel de référence Finance intègre la
Charte de la Trésorerie qui précise notamment les modalités de
gestion de la trésorerie, les principes s’appliquant en matière de
détention des moyens de paiement et d’autorisation des dépenses,
le rôle et l’organisation des systèmes de gestion centralisée
des liquidités. Ce manuel est disponible sur l’Intranet Groupe, à
l’attention des collaborateurs.
Une présentation des normes comptables IAS/IFRS, détaillant les
modalités d’application de ces normes dans le contexte particulier
du Groupe, a été formalisée par la Direction financière et mise à
disposition des collaborateurs du Groupe concernés.
Des instructions de consolidation, rappelant le calendrier de
communication des informations requises ainsi que les points
d’attention spécifiques en matière de retraitement des états
financiers locaux, sont diffusées semestriellement aux Directeurs
financiers et aux interlocuteurs consolidation et sont archivées sur
l’intranet Finance.
Les manuels de procédures internes
Des manuels de procédures internes ont été établis et diffusés pour
les principaux métiers. Ils sont destinés à structurer et pérenniser
les procédures préconisées par le Groupe en fonction de l’évaluation
des risques de contrôle interne propres à chaque activité.
Les procédures de contrôle interne, mises en œuvre sous la
responsabilité directe des Directions opérationnelles et fonctionnelles,
s’inscrivent dans une démarche continue d’identification, d’évaluation
et de gestion des risques de l’entreprise.
Le dispositif d’auto-évaluation
en matière de contrôle interne
Le Groupe porte une attention particulière à l’élaboration, à la
diffusion et au suivi de dispositifs d’auto-évaluation en matière de
contrôle interne. Ceux-ci sont aujourd’hui déployés au sein de la
plupart des unités opérationnelles hôtelières et des sièges. Ces
outils s’articulent avec les référentiels de contrôle interne existants
et sont fondés sur une analyse des risques de contrôle interne
inhérents à chaque activité et sur l’identification des points clés
de contrôle.
Une centralisation périodique de ces auto-évaluations est réalisée
au niveau de chaque Division concernée, avec éventuellement le
support de l’Audit interne.
Lorsqu’elles concernent des unités où ces outils d’auto-évaluation
sont déployés, les interventions de l’Audit interne intègrent comme
objectif de mesurer quantitativement, au travers de systèmes de
notation, l’écart existant entre l’auto-évaluation et le niveau de
contrôle interne déterminé sur la base de ses travaux. Le suivi
de ces écarts permet d’évaluer la qualité de l’auto-évaluation du
niveau de contrôle interne menée par le responsable de l’unité.
Les comptes rendus des interventions
de l’Audit interne
À la suite de chaque intervention de l’Audit interne, un projet
de rapport, détaillant les constats et risques identifiés ainsi que
les recommandations afférentes, est formalisé et transmis à la
Direction de l’entité auditée. Ce projet de rapport donne lieu à
l’établissement d’un plan d’action par la Direction générale de
l’entité auditée, lorsque celui-ci est requis. Par ailleurs, la version
projet de la synthèse du rapport est transmise aux membres du
Comité exécutif s’ils en font la demande.
Les rapports définitifs, intégrant les plans d’actions correctrices
établis par les entités auditées, sont transmis aux responsables
en charge de la supervision opérationnelle et financière de l’entité.
Les rapports des Départements de l’Audit interne délocalisés sont
systématiquement centralisés au niveau de la Direction de l’Audit
interne Groupe. La synthèse des travaux de ces départements fait
l’objet d’une présentation au Comité de contrôle interne Groupe.
En outre, le Comité d’audit et des risques est destinataire d’une
synthèse trimestrielle des travaux d’Audit interne précisant
notamment l’avancement du plan de charge annuel, le niveau de
contrôle interne relevé lors des interventions, les écarts avec les
auto-évaluations, les constats les plus marquants ainsi que les
plans d’actions décidés par les parties concernées.
La procédure de reporting
La Direction du Contrôle financier Groupe est en charge du suivi de la
procédure de reporting telle que définie par le manuel de référence
Finance. Cette procédure prévoit notamment la transmission par les
Divisions d’un Rapport d’activité mensuel qui comprend l’analyse
des données d’activité déterminantes, ainsi que l’analyse de la
formation des résultats, selon le modèle retenu par le Groupe.
L’ensemble des données de reporting transmises par les Divisions
doit, en outre, pouvoir être analysé par nature et par destination.
La procédure de reporting vise ainsi à fournir une analyse détaillée de
l’évolution des résultats financiers et opérationnels afin notamment
de fournir un support au pilotage de l’allocation des ressources, et
de mesurer l’efficacité des organisations en place.
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